Van Teams-transcript tot ChatGPT: waarom losse AI-tools je adviesproces niet oplossen

Een adviesgesprek opnemen, de transcriptie door ChatGPT halen en de samenvatting vervolgens overzetten naar het adviessysteem. Voor veel financieel adviseurs is dit inmiddels een herkenbare manier om administratief werk te beperken. Anderen typen tijdens het gesprek mee, maken handgeschreven aantekeningen of werken het verslag achteraf uit op basis van wat ze zich herinneren.

Het zijn begrijpelijke oplossingen. Niemand wil na een goed gesprek met een klant nog een uur bezig zijn met het uitwerken van het dossier.

Toch schuilt er een probleem in deze aanpak. Iedere losse tool lost een deel van het werk op, maar de adviseur blijft zelf verantwoordelijk voor het verbinden van alle stappen. En juist daarbij kunnen context, relevante details en samenhang verloren gaan.

De vraag is daarom niet alleen hoe je een adviesgesprek sneller verwerkt, maar hoe je het volledige proces zo inricht dat de juiste informatie wordt verzameld, vastgelegd en opgevolgd.

De tweede werkdag begint zodra het gesprek is afgelopen

Een financieel adviesgesprek draait om luisteren, doorvragen, beoordelen en adviseren. De adviseur probeert de situatie van de klant te begrijpen, brengt wensen en risico's in kaart en bespreekt mogelijke oplossingen.

Maar wanneer het gesprek voorbij is, begint vaak een tweede werkproces.

Het gesprek moet worden vastgelegd. De belangrijkste informatie moet worden verwerkt tot een gespreksverslag. Er moet een adviessamenvatting komen waarin de relevante afwegingen terug te vinden zijn. Gegevens moeten worden overgezet naar het adviessysteem en gemaakte afspraken moeten leiden tot concrete vervolgacties.

Dat werk is noodzakelijk, maar vraagt veel tijd. Figrs AI schat de gemiddelde tijdwinst met het platform op 45 minuten per adviesgesprek. De werkelijke besparing hangt uiteraard af van de huidige werkwijze en het type gesprek.

Om die administratieve belasting te verminderen, zoeken adviseurs naar manieren om delen van het proces te automatiseren. Een opname via Teams, een transcriptietool of een AI-assistent kan daarbij helpen.

Maar een verzameling handige hulpmiddelen is nog geen samenhangend adviesproces.

Herkenbare oplossingen, met ieder hun eigen beperkingen

Financiële advieskantoren werken niet allemaal op dezelfde manier. De ene adviseur zweert bij uitgebreide gespreksnotities, terwijl de ander zoveel mogelijk met automatische transcriptie en AI probeert te doen.

Vier werkwijzen komen in de praktijk gemakkelijk voor.

1. Het gesprek opnemen en achteraf laten transcriberen

De adviseur neemt een gesprek op via bijvoorbeeld Microsoft Teams of Zoom. Na afloop wordt de opname omgezet naar tekst. Daarmee is er een uitgebreidere bron beschikbaar dan alleen de aantekeningen die tijdens het gesprek zijn gemaakt.

Dat is nuttig, maar het werk is daarmee niet klaar.

Een transcript is geen gegarandeerd foutloze weergave van het gesprek. Achtergrondgeluid, accenten en door elkaar praten kunnen de nauwkeurigheid beïnvloeden. Bovendien vraagt een lange transcriptie om interpretatie: welke informatie is relevant voor het advies en welke details moeten in het dossier terechtkomen?

De adviseur moet de tekst dus nog controleren en vertalen naar bruikbare documentatie.

2. De transcriptie door ChatGPT laten samenvatten

Een volgende stap is om de transcriptie in een AI-tool te zetten en te vragen om een samenvatting.

Dat kan een lange tekst overzichtelijker maken. Maar een algemene samenvatting is niet automatisch afgestemd op de specifieke informatiebehoefte van een financieel adviesgesprek.

Een detail dat in een algemene samenvatting weinig belangrijk lijkt, kan binnen een specifiek adviesdomein juist relevant zijn. Ook moet duidelijk blijven welke informatie daadwerkelijk door de klant is verstrekt, welke conclusies daaruit zijn getrokken en welke punten nog moeten worden gecontroleerd.

De adviseur blijft daarom verantwoordelijk voor de inhoudelijke controle en de verdere verwerking. De losse AI-tool neemt die verantwoordelijkheid niet weg.

3. Tijdens het gesprek alles zelf invoeren

Sommige adviseurs verwerken klantgegevens direct in hun adviessoftware. Dat voorkomt dat bepaalde informatie later opnieuw moet worden ingevoerd.

Tegelijkertijd vraagt het gesprek voortdurend om aandacht. De adviseur luistert, stelt vragen, beoordeelt antwoorden en probeert ondertussen het systeem bij te werken.

Dat kan de aandacht verdelen. Het risico bestaat dat het gesprek minder natuurlijk verloopt of dat de adviseur vooral vastlegt wat eenvoudig in te voeren is, terwijl andere informatie pas achteraf wordt verwerkt.

De uitdaging is niet dat een adviseur niet kan multitasken. Het is dat luisteren, adviseren en administreren tegelijkertijd verschillende vormen van aandacht vragen.

4. Aantekeningen maken en het verslag later uitwerken

Een notitieblok of een paar korte aantekeningen kunnen tijdens een gesprek prima werken. De adviseur blijft in contact met de klant en hoeft niet voortdurend op een scherm te kijken.

Het probleem ontstaat wanneer die aantekeningen later de belangrijkste basis vormen voor het verslag. Niet ieder detail wordt genoteerd en niet iedere nuance blijft even goed hangen. Ook de samenhang tussen verschillende uitspraken kan bij het uitwerken verloren gaan.

Het resultaat kan een verslag zijn waarin de hoofdlijnen staan, maar waarin relevante informatie of de onderbouwing van bepaalde keuzes onvoldoende naar voren komt.

Geen van deze werkwijzen hoeft op zichzelf verkeerd te zijn. Het probleem ontstaat wanneer de adviseur zelf alle losse onderdelen met elkaar moet verbinden.

Een transcript is nog geen adviesdossier

De kern van het probleem wordt duidelijk wanneer je onderscheid maakt tussen drie zaken: het gesprek vastleggen, de relevante informatie herkennen en die informatie verwerken tot een bruikbaar adviesdossier.

Die stappen hangen met elkaar samen, maar zijn niet hetzelfde.

Een transcript registreert wat er is gezegd. Een samenvatting brengt de inhoud terug tot de belangrijkste punten. Een adviesdossier moet daarnaast de relevante klantinformatie, wensen, doelstellingen en gemaakte afwegingen op een gestructureerde en controleerbare manier vastleggen.

Daarbij is de context van het gesprek essentieel.

Stel dat een klant tijdens een gesprek een wens of zorg benoemt die later van invloed blijkt op de keuze voor een product. Het is niet voldoende dat deze uitspraak ergens in een transcript staat. De informatie moet ook worden herkend als relevant voor het betreffende advies en op de juiste manier in de verdere verwerking terechtkomen.

Dat vraagt om meer dan tekst genereren. Het vraagt om kennis van het adviesproces waarin die tekst wordt gebruikt.

Financieel advies vraagt om domeinkennis

Een financieel adviesgesprek over een hypotheek vraagt om andere informatie dan een gesprek over een arbeidsongeschiktheidsverzekering of een pensioenregeling. De relevante klantgegevens, aandachtspunten en afwegingen verschillen per domein.

Figrs AI is ontwikkeld voor zeven adviesdomeinen binnen de financiële dienstverlening.

Hypotheken

Bij hypotheekadvies spelen onder meer de financiële situatie van de klant, woonwensen, financiële verplichtingen en relevante hypotheekvoorwaarden een rol. De informatie moet in de juiste context worden verzameld en verwerkt.

AOV

Bij advies over arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zijn onder meer het beroep, de werkzaamheden, de inkomenssituatie, de gewenste dekking en relevante risico's van belang.

Particuliere schade

Bij particuliere schadeverzekeringen draait het om de persoonlijke situatie, de te verzekeren bezittingen, de gewenste bescherming en de relevante dekkingen.

Zakelijke schade

Bij zakelijke schadeverzekeringen vraagt de inventarisatie om inzicht in de onderneming, de bedrijfsactiviteiten, bezittingen en de risico's die bij de bedrijfsvoering horen.

Vermogen

Bij vermogensadvies moeten de financiële situatie, doelstellingen, wensen en relevante risico's in samenhang worden bekeken.

Pensioenen

Bij pensioenadvies spelen onder meer de gewenste pensioendatum, inkomensbehoefte, bestaande voorzieningen en persoonlijke doelstellingen een rol.

Agrarisch

Bij agrarisch advies kunnen de bedrijfsvoering, bedrijfsbezittingen, specifieke bedrijfsrisico's en verzekeringsbehoeften van de onderneming relevant zijn.

Deze voorbeelden laten zien waarom één algemene aanpak niet voor ieder gesprek dezelfde uitwerking oplevert. De juiste informatie hangt af van het onderwerp, de klant en de adviesvraag.

Figrs AI houdt bij de verwerking rekening met het gekozen adviesdomein. De software ondersteunt de adviseur tijdens het gesprek bij het verzamelen van relevante informatie en het bewaken van gespreksonderwerpen. Daarbij wordt gewerkt vanuit onderwerpen die zijn opgebouwd op basis van AFM-richtlijnen en kennis van de financiële dienstverlening. Ook kunnen organisaties eigen processen, kwaliteitsnormen en aandachtspunten toevoegen.

Zo vormt de domeinspecifieke context de basis voor de verdere verwerking van het gesprek.

De methode is belangrijker dan de losse AI-functie

Veel AI-tools kunnen tekst transcriberen, samenvatten of herschrijven. Dat zijn nuttige functies, maar ze lossen niet vanzelf het volledige vraagstuk van dossiervorming op.

De kracht van Figrs AI zit daarom niet alleen in wat er na afloop met de tekst gebeurt. Het gaat om de samenhang tussen het gesprek, de kennis van het adviesdomein, de vastlegging en de vervolgacties.

Die methode bestaat uit vier samenhangende onderdelen.

1. Aansluiten op het volledige adviesgesprek

Figrs AI wordt ingezet vanaf het moment dat de adviseur het adviesgesprek start. Het gesprek vormt de basis voor de verdere verwerking, in plaats van dat achteraf alleen een losse tekst wordt aangeleverd.

2. De juiste informatie herkennen binnen het adviesdomein

De software houdt tijdens het gesprek bij welke relevante onderwerpen al aan bod zijn gekomen en welke nog aandacht vragen. Daardoor wordt de adviseur ondersteund bij het verzamelen van de informatie die voor het betreffende advies relevant is.

3. De gesprekscontext vertalen naar documentatie

Na afloop verwerkt Figrs AI het gesprek tot verschillende onderdelen van het adviesdossier. Denk aan een gespreksverslag, een gesprekssamenvatting voor de klant en voor intern gebruik, en een adviessamenvatting waarin de relevante informatie en afwegingen worden gestructureerd.

4. Vervolgacties onderdeel maken van het proces

Het gesprek eindigt niet bij een document. Ook vervolgacties en communicatie kunnen worden voorbereid. Daardoor hoeft de adviseur minder losse notities, actielijstjes en documenten met elkaar te verbinden.

Het resultaat is een werkwijze waarin de verschillende stappen op elkaar aansluiten. De adviseur hoeft niet telkens opnieuw te beginnen met een transcript, een samenvatting of een leeg document.

Van losse handelingen naar één samenhangend proces

Wanneer de verwerking van een adviesgesprek bestaat uit verschillende losse stappen, blijft de adviseur verantwoordelijk voor alle overdrachten daartussen. Informatie moet worden gecontroleerd, overgezet en opnieuw geïnterpreteerd.

Een samenhangende werkwijze vermindert die versnippering.

Met Figrs AI wordt het adviesgesprek gebruikt als basis voor de verdere verwerking. De software ondersteunt bij het verzamelen van relevante informatie, bereidt de documentatie voor en zet vervolgacties klaar. De uitkomsten kunnen vervolgens worden gecontroleerd, aangepast en aangevuld door de adviseur.

Dat biedt voordelen op meerdere niveaus.

Meer aandacht voor de klant. De adviseur hoeft minder nadruk te leggen op het gelijktijdig handmatig vastleggen van informatie.

Een consistentere manier van werken. Dezelfde uitgangspunten en relevante gespreksonderwerpen ondersteunen de dossiervorming bij verschillende adviseurs.

Minder losse administratieve handelingen. Het gesprek hoeft niet eerst afzonderlijk te worden getranscribeerd, samengevat en vervolgens volledig handmatig te worden omgezet naar verschillende documenten.

Meer overzicht in de opvolging. Vervolgacties en communicatie worden voorbereid vanuit dezelfde informatie als het adviesdossier.

Dit betekent niet dat iedere fout automatisch wordt voorkomen of dat een dossier zonder controle altijd compleet is. De adviseur blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling, de juistheid van de informatie en het uiteindelijke advies.

De methode is erop gericht om het voorbereidende en administratieve werk beter te organiseren, zodat de adviseur meer tijd overhoudt voor het daadwerkelijke advies.

De adviseur heeft geen extra AI-stap nodig, maar een betere werkwijze

AI maakt het steeds eenvoudiger om afzonderlijke taken te automatiseren. Een gesprek transcriberen, een tekst samenvatten of een e-mail opstellen kan in veel gevallen sneller dan voorheen.

Maar voor financieel advies is de vraag niet alleen hoe snel je een tekst kunt produceren. Het gaat erom of de informatie uit het gesprek op de juiste manier wordt herkend, verwerkt en vastgelegd.

Daarom begint de toegevoegde waarde van Figrs AI niet bij de samenvatting achteraf, maar bij de methode waarmee het volledige adviesgesprek wordt ondersteund.

Van het verzamelen van relevante informatie binnen het juiste adviesdomein tot het voorbereiden van het gespreksverslag, de adviessamenvatting en de vervolgacties: de verschillende onderdelen vormen één samenhangend proces.

Losse tools automatiseren losse handelingen. Figrs AI brengt het adviesgesprek en de verwerking ervan samen in één werkwijze.

Zo besteedt de adviseur minder tijd aan het achteraf reconstrueren en uitwerken van het gesprek, en blijft er meer ruimte over voor waar het uiteindelijk om draait: de klant goed adviseren.

Ontdek wat Figrs AI voor jouw adviesproces kan betekenen

Ervaar hoe Figrs AI jouw adviesgesprekken ondersteunt en omzet naar voorbereide documentatie en vervolgacties. Probeer Figrs AI 14 dagen gratis en ontdek hoe de methode aansluit op jouw adviespraktijk.